HR-Chatbot: Einfaches Recruiting dank Echtzeit-Chats

Während des Bewerbungsverfahrens kommen viele Frage auf. Durch intuitive Kontaktkanäle und sympathische Chatbots verbessern Sie die Chancen, dass umworbene Kandidaten zu ihren nächsten Mitarbeitern werden.

Chatbots kommen in Personalabteilungen immer häufiger zum Einsatz – mit gutem Grund. Sie sind nicht nur ideal, um FAQs zu Ihrem Unternehmen und den offenen Stellen zu beantworten, sondern auch personalisierte Informationen an Bewerber zu senden. Die Vorteile eines HR-Chatbots gehen jedoch weit über die Personalbeschaffung hinaus.

In diesem Artikel teile ich wertvolle Tipps, wie HR-Teams Chatbots einsetzen können, um die Interaktion mit Bewerbern zu verbessern, Abläufe einfacher zu gestalten und wertvolle Zeit zu sparen.

Damit Sie Ihr eigenes Recruiting-Bot-Projekt schnell und vor allem erfolgreich umsetzen können, stelle ich außerdem drei Chatbot-Anbieter im Vergleich vor.

• Was ist ein Recruiting-Chatbot?
• Vorteile von Recruiting-Chatbots?
• 6 Anwendungsfälle für HR-Chatbots
• Die 3 besten HR-Chatbot-Anbieter
• HR-Chatbot-Beispiele zur Inspiration
• Fähigkeiten, die ein Chatbot für die Personalabteilung mitbringen sollte
• Lime Connect (ehemals Userlike): KI-Lösung für HR-Chatbots

Was ist ein HR-Chatbot?

Ein Recruiting-Chatbot ist eine KI-Software, die Unternehmen bei der Personalbeschaffung unterstützt. Er kann Bewerberfragen beantworten, Informationen zu offenen Stellen liefern und den Bewerbungsprozess automatisieren.

Fortschrittliche Chatbots können beispielsweise erste Bewerbungen sichten, Lebensläufe prüfen und die Kommunikation zwischen Bewerbern und Personalabteilung erleichtern. Verbindet man sie mit einer Wissensdatenbank oder anderen Apps, sind sie sogar in der Lage personalisierte und kontextbezogene Antworten zu geben.

Letztlich verbessert ein Recruiting-Chatbot die Effizienz und entlastet HR-Mitarbeiter nachhaltig.

Vorteile von Recruiting-Chatbots

• 24/7-Verfügbarkeit: Ein AI Agent erlaubt Bewerbern rund um die Uhr Fragen zu stellen, sich über freie Stellen, das Einstellungsverfahren oder den aktuellen Status zu informieren, was das Bewerbungsprozess flexibler und zugänglicher macht.
• Automatisierung von Routineaufgaben: Recruiting-Chatbots können viele Aufgaben automatisch erledigen, wie etwa häufig gestellte Fragen zu beantworten, Bewerbungen vorauswählen oder aber auch Termine für ein Gespräch zu vereinbaren.
• Kosteneffizienz: Automatisieren Sie wiederkehrender Aufgaben mit KI-Chatbot und mit AI Agents sogar ganze Prozesse, sinken Ihre Kosten und Ihre Mitarbeiter können sich auf Bewerbungsgespräche und strategische Aufgaben konzentrieren.
• Skalierbares Recruiting: Möglicherweise müssen Sie als Unternehmen eine größere Anzahl an Mitarbeitern einstellen, etwa durch wirtschaftliche Veränderungen oder unvorhergesehene Kündigungen. Ein Chatbot sorgt in diesen Fällen dafür, dass Recruiting-Prozesse effizient und skalierbar bleiben, da er gleichzeitig viele Anfragen bearbeiten kann – bei gleichbleibender Qualität.
• Schnelle Kommunikation: Während KI-Chatbots in erster Linie einfache Standardfragen beantworten, gehen AI Agents einen Schritt weiter: Sie analysieren Anfragen im Kontext, verstehen komplexere Zusammenhänge und liefern präzise, situativ passende Antworten – sofort und rund um die Uhr. Bewerber:innen müssen nicht auf E-Mail-Rückmeldungen warten und erhalten direkt verlässliche Informationen zu Stellen, Prozessen oder Fristen. Das sorgt für ein professionelles Bewerbungserlebnis und beschleunigt den gesamten Recruiting-Workflow deutlich.

6 Anwendungsfälle für HR-Chatbots

1. Bewerberkommunikation
2. Bewerbungen sammeln und vorqualifizieren
3. Bewerbungsupdates
4. Anrufe und Vorstellungsgespräche planen
5. Kandidatenbindung
6. Feedback und Bewertungen einholen

Bewerberkommunikation

Direkt auf Ihrer Karriere-Seite, steht ein Recruiting-Chatbot Bewerbern und Interessierten als erster Ansprechpartner zur Seite. Sie sind besonders nützlich, um häufige Fragen der Bewerber zu beantworten. Das kann von Infos zur Position, Ihrem Unternehmen oder Bewerbungsvoraussetzungen bis hin zu komplexeren Themen wie Bearbeitungszeiten, Vergütung und Sozialleistungen reichen.

Mit einem HR-Chatbot sorgen Sie für eine kontinuierliche und schnelle Kommunikation, so bleiben Kandidaten stets informiert und fühlen sich während des gesamten Prozesses gut betreut.

Bewerbungen sammeln und vorqualifizieren

Das Sichten der eingegangenen Bewerbungen und Lebensläufe kann sehr zeitaufwendig sein; auch hier sind HR-Chatbots ideale Helfer. Die digitalen Bewerbungsassistenten, können Ihnen diese Arbeit abnehmen, indem sie Dokumente sortieren und Bewerbungen und Co. auf grundlegende Kriterien, wie Qualifikationen oder Erfahrung prüfen.

Durch diese Vorqualifizierung können nur passende Bewerbungen an die Personalabteilung weitergeleitet werden, was den Rekrutierungsprozess deutlich effizienter macht. Diesen erlaubt es wiederum, die gewonnene Zeit zu nutzen, um Bewerberprofile auszuwerten.

Bewerbungsupdates

Kaum ein Bewerber wartet gerne lange auf Rückmeldungen von HR-Teams. Um eine eine positive Erfahrung zu garantieren, ist es wichtig zügig zu reagieren, auch, um das Engagement der Bewerber zu halten.

AI Agents bieten hier eine ideale Lösung. Sie können Bewerber über ihren Bewerbungsstatus auf dem Laufenden halten, indem sie sich mit der internen Datenbank des Unternehmens verbinden und automatisch Updates zum aktuellen Stand liefern.

Ob die Bewerbung sich noch in Prüfung befindet, bereits ein Folgetermin geplant ist oder die Bewerbung abgelehnt wurde – der Chatbot informiert die Bewerber in Echtzeit. Diese transparente Kommunikation sorgt dafür, dass Bewerber stets wissen, wie es mit ihrer Bewerbung weitergeht, und trägt so zu einem positiven Eindruck vom Unternehmen bei. Letztlich fördert diese Art der Interaktion nicht nur das Vertrauen der Kandidaten, sondern stellt sicher, dass der gesamte Prozess professionell und effizient abläuft.

Anrufe und Vorstellungsgespräche planen

Statt langes Hin und Her per E-Mail oder den Bewerber am aktuellen Arbeitsplatz zu “stören”, können Sie Ihren Recruiting-Chatbot dazu befähigen, Termine für Anrufe oder Vorstellungsgespräche zu koordinieren.

Teilt der HR-Helfer einen Terminlink direkt im Chat, kann sich der Bewerber direkt einen passenden Termin aussuchen. Hier können Sie wählen, ob sie Ihren Kandidaten wieder zurück auf Ihre Website schicken oder eine noch nähere Kommunikation zulassen: WhatsApp.

Dieser Ansatz automatisiert nicht nur den Terminplanungsprozess, sondern sorgt auch dafür, dass die Bewerber möglichst schnell Rückmeldungen erhalten.

Kandidatenbindung

Eine der größten Herausforderungen im Recruiting ist es, Kandidaten auch nach einem ersten Kontakt weiterhin interessiert und engagiert zu halten. Messenger wie WhatsApp ermöglichen es Bewerber direkt und dank Ihres HR-Bots sogar einfach und ohne viel Aufwand zu erreichen.

Sammelt Feedback und Bewertungen

Chatbots sind offen für Kritik und bieten daher eine einfache Möglichkeit, Feedback und Bewertungen von Bewerbern einzuholen.

Nach Vorstellungsgesprächen können Chatbots automatisch eine kurze Umfrage oder Rückmeldung an Kandidaten senden. So erhalten Unternehmen wertvolle Einsichten in die Bewerbererfahrung und können Schwachstellen im Prozess schnell erkennen.

Tauscht sich Ihr Chatbot direkt auf der Website mit den Kandidaten aus, erhalten Sie mit Text- und Sternebewertungen am Ende des Chats, um Einblicke in die Leistung Ihres Recruiting-Chatbots.

Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um die Formulierung Ihres Chatbots, das Themenspektrum und vieles mehr zu verbessern. Bewerber können die Feedback-Funktion auch nutzen, um technische Probleme zu melden, z. B. wenn Antwort-Buttons nicht funktionieren oder der Chatbot Eingaben wiederholt falsch versteht.

Durch das Echtzeit-Feedback können HR-Chatbots den Bewerbern eine persönlichere und effizientere Erfahrung bieten und dazu beitragen, dass sie Ihr Unternehmen und Ihren Einstellungsprozess insgesamt professioneller wahrnehmen.

Die drei besten HR-Chatbot-Anbieter

Lime Connect (ehemals Userlike) – HR-Chatbot mit GPT-4

Ein professionelles und zugängliches Bewerbererlebnis ist heute wichtiger denn je. Bewerber:innen erwarten direkte Antworten, klare Abläufe und transparente Kommunikation. Mit Connect AI erfüllen Sie diese Erwartungen spielend: AI Agents reagieren sofort, leiten Bewerber:innen durch Prozesse und sorgen für einen strukturierten, angenehmen Austausch – während Ihr HR-Team mehr Zeit für die persönliche Auswahl und Gespräche gewinnt.

Mit Connect AI erstellen Sie AI Agents, die wie vollwertige Teammitglieder wirken und eigenständig HR-Prozesse ausführen. Sie beantworten Bewerberfragen rund um die Uhr, übernehmen die Vorqualifizierung von Kandidaten, liefern Informationen zu Stellen, Fristen oder Abläufen und führen notwendige Schritte direkt in Ihren Systemen aus.
So reduzieren Sie Wartezeiten, steigern die Qualität der Kommunikation und entlasten Ihre Personalabteilung nachhaltig.

Mit unseren Agentic Actions verbinden Sie Ihre HR-Systeme direkt mit Connect AI und erlauben AI Agents so Bewerbungen zu kategorisieren, Datensätze zu aktualisieren, interne Notizen anzulegen, Follow-ups anstoßen oderBewerberinformationen an die richtige Abteilung weiterleiten.

Da Lime Connects KI-basierte All-in-One-Software, Chat und Chatbots kombiniert, können sich Bewerber bei Bedarf jederzeit mit einem Mitarbeiter verbinden lassen. Um den Kandidaten noch persönlicher zu begegnen, erlaubt Lime Connect Personaler sie direkt aus dem Chat heraus zu einem Video-Call einzuladen. Falls Sie Ihren Bewerbungsprozess zusätzlich zur Website auch über Messaging-Apps abwickeln, kann der AI Agent mit unsere Software auch auf kann auf insgesamt fünf weiteren Kanälen ausgespielt werden, u.a. auf WhatsApp, Facebook und Instagram.

• Chatbot-Typ: agentische KI
• Automatisierung: AI Agents, digitaler Serviceassistent Copilot, Actions, intelligentes Chat-Routing passend zu Mitarbeiter-Skills, Nachrichtenvorlagen, Live-Übersetzungen, WhatsApp-Newsletter
• Kompatible Apps: WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram, Threema, SMS
• Bot-Mensch-Weiterleitung: Ja

Paradox AI – HR-Chatbot “aus der Dose”

Wenn Sie auf der Suche nach einer intelligenten Lösung sind, die schnellstmöglich Ihre HR-Aktivitäten unterstützt, sollten Sie Paradox AI in Betracht ziehen.

Ihr HR-Assistenten-Bot Olivia gibt vor, ein Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung zu sein und übernimmt wiederkehrende Fragen, damit Ihre Bewerber 24/7 “persönlichen” Echtzeit-Support erhalten.

Der Bot nutzt konversationelle KI und natürliche Sprachverarbeitung (NLP), so dass Bewerber frei in das Chatfenster tippen können und sofort freundliche und menschlich klingende Antworten erhalten. Der Bot kann auch Bewerber vorqualifizieren, Vorstellungsgespräche planen, Fragen beantworten und Erinnerungen verschicken.

Allerdings verwendet Paradox AI für Olivia das Bild einer echten Frau. Genau genommen die Frau des Unternehmensgründers. Wir bei Lime Connect (ehemals Userlike) raten davon ab, bei der Entwicklung eines Chatbots Bilder von Menschen zu verwenden, da dies falsche Erwartungen weckt und die Nutzer am Ende mehr frustriert als unterstützt. Daher sollten Unternehmen im Chat-Skript von Beginn an klarstellen, dass es sich um einen Bot handelt. Leider bietet Olivia nicht die Möglichkeit, interessante Kandidaten an einen menschlichen Chat-Recruiter weiterzuleiten und steht derzeit nur auf zwei Kanälen zur Verfügung.

Olivia ist dennoch eine einfache Lösung, um lange Einstellungsprozesse zu verkürzen, die für Ihr Team zeitraubend sein können.

• Chatbot-Typ: KI (kontext-basiert)
• Integrationen: SAP, Workday, Indeed, Equifax, Zoom, Gmail und viele andere HR-Softwares
• Kompatible Apps: WhatsApp, Facebook Messenger
• Bot-Mensch-Weiterleitung: Ja

TARS – simple HR chatbot

TARS hat 95, ja stolze 95 Vorlagen für Anwendungsfälle im Recruitment. Darunter Fragenkataloge, HR-Services und die Lohnabrechung.

Diese vorgefertigten Vorlagen sind ideal für diejenigen, die keine Zeit in die Erstellung von Conversational Flows investieren möchten, da sie nur geringfügig bearbeitet werden müssen, um sie an Ihre Marke anzupassen.

Sie können zum Beispiel mehrere Chatbots erstellen, um Bewerber zu filtern oder um Ihr Team mit einer Zufriedenheits- oder Feedback-Umfrage zu kontaktieren.

Das in den USA ansässige Unternehmen bietet Ihnen auch die Möglichkeit, einen Chatbot von Grund auf neu zu erstellen und unterstützt Sie dabei mit zahlreichen Tutorial-Videos auf seinem YouTube-Kanal . Derzeit können Sie den TARS-Bot nur auf zwei Kanälen anbieten.

• Chatbot-Typ: KI (kontext-basiert)
• Automatisierung: Mehrsprachiger Chatbot, Geolocation-Erkennung, Terminbuchungen, Analytics
• Kompatible Apps: Website, WhatsApp
• Bot-Mensch-Übergabe Ja

HR-Chatbot-Beispiele zur Inspiration

DHL Leipzig

Zunächst ein deutsches Beispiel, von dem wir alle lernen können: Das deutsche Logistikzentrum DHL Leipzig hält Bewerber mit einem WhatsApp-Chatbot auf dem Laufenden.

Die Kombination des persönlichen Charakters von WhatsApp mit dem Komfort von Chatbots ist die perfekte Mischung für einen effizienten HR-Service.